§ 1
1. Regulamin Pracy Biura Prezydialnego Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”, zwany dalej Regulaminem ustala organizację i zasady funkcjonowania Biura, ramowy zakres działania i kompetencji Biura, porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron.
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Biurze, należy rozumieć przez to Biuro Prezydialne Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”.
3. Biuro prowadzi sprawy Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” w zakresie spraw administracyjnych, finansowych i organizacyjnych Stowarzyszenia, a także prowadzi działania promocyjne, w szczególności pozyskuje nowych członków, oraz w miarę możliwości podejmuje inne działania na rzecz Stowarzyszenia, jak wnioski o dofinansowanie i projekty rozwojowe.
4. Biuro prowadzi swoją działalność w oparciu o statut Stowarzyszenia, uchwały Walnego Zebrania i Zarządu Stowarzyszenia oraz niniejszy regulamin. 


                                                                                                                                                     §2
1. Biuro prowadzi Kierownik Biura Prezydialnego na podstawie umowy z Zarządem Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” osobiście lub przy pomocy dodatkowych osób, w tym wolontariuszy i praktykantów.
2. Bieżące dyspozycje Kierownikowi Biura Prezydialnego mogą być wydawane przez Prezesa lub upoważnionego Wiceprezesa, przez Sekretarza Generalnego, a w sprawach finansowo-księgowych także przez Skarbnika. 

                                                                                                                                                      §3
1. Zadania Kierownika Biura Prezydialnego:
a) wykonywanie uchwał Walnego Zebrania i Zarządu Stowarzyszenia
b) w porozumieniu z Prezesem i Sekretarzem Generalnym zapewnianie obiegu bieżącej korespondencji
c) w porozumieniu z Prezesem i Skarbnikiem zapewnienie obiegu dokumentacji finansowo-księgowej, w szczególności realizuje zadania określone w par.4 niniejszego Regulaminu
d) prowadzenie dokumentacji Stowarzyszenia, w tym dokumentacji członkowskiej, oraz w odniesieniu do pracowników także dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
e) gromadzenie i udostępnianie upoważnionym osobom dokumentów z zakresu działania Stowarzyszenia
f) przygotowywanie materiałów na Walne Zebranie oraz posiedzenia Zarządu,
g) sporządzanie protokołów i sporządzanie odpisów podjętych uchwał przez organy Stowarzyszenia i doręczanie ich uprawnionym osobom,
h) pozyskiwanie nowych członków Stowarzyszenia zgodnie z rocznym planem działania Zarządu
i) nadzór nad obsługą ewentualnych wniosków o dofinansowanie i innych projektów Stowarzyszenia
j) zgłaszanie koniecznych wydatków, zapewnianie prawidłowego obiegu dokumentów dla ich terminowych płatności, opisywanie merytoryczne rachunków i faktur
k) nadzór nad przygotowywaniem odpowiednich sprawozdań,
l) przygotowywanie propozycji i wniosków dla Zarządu.

2. Ponadto obowiązkiem Kierownika Biura Prezydialnego jest:
a) sprawowanie pieczy nad majątkiem i sprawami Stowarzyszenia w ramach swego umocowania, przy ścisłym przestrzeganiu przepisów prawa oraz postanowień statutu, uchwał Walnego Zebrania oraz uchwał Zarządu Stowarzyszenia.
b) godnie reprezentowanie Stowarzyszenie zgodnie z zasadami współżycia społecznego i dobrem Stowarzyszenia
c) zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Stowarzyszenie na szkody, a w szczególności: przechowywać dokumenty, materiały i sprzęt w miejscu do tego przeznaczonym, po zakończeniu pracy odpowiednio je zabezpieczyć. 

                                                                                                                                                      §4
1. Sprawy finansowo-księgowe Stowarzyszenia prowadzone są przez zewnętrzną firmę – Biuro Rachunkowe - na podstawie umowy z Zarządem.
2. Kierownik Biura Prezydialnego realizuje prawidłowy obieg dokumentacji finansowej, w tym:
a) gromadzi dokumenty finansowe, umowy itp., opisuje je w celu właściwego zaksięgowania
b) terminowo, minimum raz w miesiącu, przekazuje dokumenty do Biura Rachunkowego
c) przekazuje Prezesowi (i ew. innym członkom Zarządu wg ustaleń) co miesięczne informacje z Biura Rachunkowego o stanie przychodów, rozchodów i naliczeń podatków, wykaz zobowiązań i należności
d) przekazuje Prezesowi (i ew. innym członkom Zarządu wg ustaleń) kopie wpływających faktur do uregulowania.
3. Kierownik Biura Prezydialnego odpowiada za wystawienie i skuteczne dostarczenie do właściwych odbiorców not księgowych z tytułu członkostwa w Stowarzyszeniu, faktur i wezwań do zapłaty za usługi świadczone przez Stowarzyszenie.
4. Kierownik Biura Prezydialnego w porozumieniu ze Skarbnikiem prowadzi działania służące windykacji należności.

                                                                                                                                                      § 5
1. Kierownik Biura Prezydialnego zapewnia protokołowanie posiedzeń Zarządu, z upoważnienia Prezesa uzyskuje akceptację członków Zarządu oraz gromadzi protokoły w dokumentacji Biura Prezydialnego.
2. Do obowiązków Kierownika Biura należy wykonywanie zaleceń pokontrolnych organów przeprowadzających kontrole i przedstawianie wszelkich materiałów i dokumentacji z kontroli Zarządowi Stowarzyszenia.

                                                                                                                                                       § 6
1. Kierownik Biura upoważniony jest do:
1) podpisywania bieżącej korespondencji,
2) dokonywania samodzielnych zakupów bieżących jednorazowo do wysokości 500 PLN,
3) kierowania pracą Biura, w tym ewentualnym współpracownikami i pracownikami,
4) współdziałania z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowania ich o działalności i zamierzeniach Stowarzyszenia,
5) opisywania dokumentów dla Biura Rachunkowego
6) prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych Stowarzyszenia, zgodne z wytycznymi Zarządu
7) udzielanie informacji o działalności Stowarzyszenia – telefoniczne, ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem internetu, zgodnie z wytycznymi Zarządu
8) przygotowywanie udziału Stowarzyszenia w targach, konferencjach, szkoleniach, imprezach społeczno-kulturalnych i innych wydarzeniach mogących pomóc w promocji Stowarzyszenia,
9) wspólnie z upoważnionym członkiem Zarządu, nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem i aktualizacją stron internetowych
10) przygotowywanie organizacji imprez wewnętrznych – posiedzeń Zarządu i Walnych Zebrań.
2. Biuro używa pieczątki podłużnej z nazwą i adresem siedziby Stowarzyszenia.

                                                                                                                                                     § 7
1) Zarząd SKKP ma w obowiązku:
a) zaznajomić Kierownika Biura Prezydialnego:
i) zakresem obowiązków, sposobem wykonywania zadań
ii) przepisami bhp oraz przeciwpożarowymi
iii) przepisami dotyczącymi tajemnicy służbowej.
b) zapewnić lokal na Biuro ze wyposażeniem w niezbędny sprzęt i środki łączności,
c) zapewnić racjonalny i efektywny system zlecania i koordynowania zadań pomiędzy Zarządem a Kierownikiem Biura Prezydialnego.
d) bez zbędnej zwłoki podejmować decyzje odnośnie realizacji płatności, o które wnioskuje Kierownik Biura Prezydialnego a o dokonanych płatnościach Biuro informować
e) terminowo i prawidłowo wypłacać należności z tytułu umowy z Kierownikiem Biura Prezydialnego.